FAQ zur EnEV-Registrierstelle und zur elektronischen Stichprobenkontrolle

1. Registrierung von Energieausweisen und Inspektionsberichten für Klimaanlagen – Wofür ist das DIBt zuständig?

Nach der neuen Energieeinsparverordnung (EnEV 2013) müssen Energieausweise und Inspektions­berichte für Klimaanlagen registriert werden. In diesem Rahmen übernimmt das DIBt folgende Aufgaben:

  • Registrierung aller Energieausweise und Inspektionsberichte für Klimaanlagen und
  • Stichprobenkontrollen von allen Ausweisen, vorerst auf der Stufe 1: Das sind Validitätsprüfungen, die ausschließlich elektronisch durchgeführt werden (vgl. § 26d Abs. 4 EnEV 2013)

Die Registrierung von Energieausweisen und Klimainspektionsberichten erfolgt über die Webseite des DIBt mittels eines anzulegenden Benutzerkontos bei der EnEV-Registrierstelle. Zu diesem Zweck wurde ein Webservice EnEV-Registrierstelle vom DIBt eingerichtet.

2. Seit wann sind Energieausweise und Inspektionsberichte für Klimaanlagen mit einer Registriernummer zu versehen?

Die am 18. November 2013 verabschiedete neue Fassung der Energieeinsparverordnung (EnEV 2013) trat am 1. Mai 2014 in Kraft. Energieausweise und Inspektionsberichte für Klimaanlagen, die ab dem 1. Mai 2014 auf Grundlage dieser neuen Energieeinsparverordnung erstellt werden, müssen mit einer Registriernummer versehen werden.

3. Wer ist ausstellungsberechtigt und wie wird die Ausstellungsberechtigung bei der EnEV Registrierstelle überprüft?

Die Ausstellung von Energieausweisen und Inspektionsberichten ist entsprechend berechtigten Personen vorbehalten (vgl. hierzu § 12, § 21 und § 29 EnEV 2013).

Zusätzlich sind die Durchführungsverordnungen der einzelnen Länder zu beachten. Diese sind bei den Länderbehörden zu erfragen bzw. auf den Webseiten der Länder zu finden.

Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung bei der EnEV-Registrierstelle auf eigene Verantwortung erfolgt. Das DIBt überprüft im Rahmen der Anmeldung nicht, ob der Nutzer tatsächlich zur Ausstellung von Energieausweisen oder Inspektionsberichten für Klimaanlagen berechtigt ist.

4a. Ich bin zur Ausstellung von Energieausweisen und/oder Inspektionsberichten berechtigt. Wie lege ich ein Benutzerkonto an? Wie erfolgt die Registrierung?

Die Vergabe von Registriernummern für Energieausweise und/ oder Klimainspektionsberichte ist nur ausstellungsberechtigten natürlichen Personen vorbehalten. Das bedeutet, dass jede vergebene Registriernummer einer konkreten natürlichen Person zuzuordnen ist.

Der Ausstellungsberechtigte muss für sich bzw. seine Organisation ein Benutzerkonto bei der EnEV‑Registrierstelle anlegen.

Für Organisationseinheiten wie Unternehmen ist es zur Vereinfachung der Verwaltung und Bezahlung auch möglich ein Benutzerkonto mit Hauptnutzern und Nebenbenutzern einzurichten. Die erste natürliche Person, die sich aus einer solchen Organisationseinheit anmeldet, wird ein sogenannter Hauptnutzer. Dieser ist mit allen Rechten ausgestattet und kann weitere Benutzer anlegen und hat das volle Bezahlrecht. Er kann alle in der Organisation beantragten und erteilten Vorgänge einsehen und Rechte für andere Benutzer vergeben und ändern. Wenn der Erstanmelder nicht langfristig die Aufgabe des Hauptbenutzers übernehmen soll, können ein oder mehrere weitere Hauptbenutzer angelegt werden. Dieser kann / diese können dann dem Erstanmelder die Rechte wieder entziehen. Benutzer mit eingeschränkten Rechten können nur die ihnen zugeteilten Rechte wahrnehmen und auch nur die von ihnen angelegten Vorgänge einsehen.

Unabhängig der Gestaltungsmöglichkeit für Organisationseinheiten bleibt immer jeder einzelne angemeldete Benutzer als Aussteller und eigenständige natürliche Person nach der EnEV berechtigt und verpflichtet.

4b. Welche Angaben sind bei der Registrierung bzw. beim Anlegen eines Benutzerkontos bei der EnEV Registrierstelle online zu hinterlegen?

Bitte geben Sie den korrekten Vor- und Nachnamen sowie eine E-Mailadresse und auch Adressdaten der ausstellungsberechtigten Person an. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Vergabe von Registriernummern für Energieausweise und/oder Klimainspektionsberichte nur jeweils ausstellungsberechtigten natürlichen Personen vorbehalten ist. Diese Personen sind daher eindeutig mit den vergebenen Registriernummern über die E-Mailadresse/den Namen zu verknüpfen (dies ergibt sich aus EnEV §26c (1) Satz 1).

Änderungen der Kontaktdaten sind unverzüglich über das Benutzerkonto selbstständig durch den Aussteller oder den Hauptnutzer einzupflegen.

Der hinterlegte Vor- und Nachname, der bei der Registrierung oder beim Anlegen eines Benutzers in der Benutzerliste angegeben wurde, ist nicht überschreibbar. E-Mail-Adressen können geändert werden. Eine Namensänderung, z. B. durch Heirat, kann schriftlich per E-Mail enev-registrierstelle(at)dibt(.)de mitgeteilt werden. Die Änderung wird in diesem Fall durch die EnEV-Registrierstelle in der Datenbank und auf dem Benutzerkonto vorgenommen.

5. Wie erhalte ich meine Registriernummer(n)?

Die Vergabe der Registriernummern erfolgt elektronisch. Dazu müssen Sie sich ein Benutzerkonto bei der EnEV-Registrierstelle einrichten (vgl. FAQ Frage 4a / 4b). Dort können Sie zunächst ein Kontingent an Registriernummern erwerben, das Sie nach und nach abrufen können.

Die konkrete Registriernummer wird erst in dem Moment generiert, in dem Sie einen neuen Energieausweis oder einen neuen Inspektionsbericht registrieren. Dies kann über Ihre Berechnungssoftware, die Druckapplikation des BBSR oder manuell über Ihr Benutzerkonto erfolgen.

Wenn Sie eine Berechnungssoftware oder die Druckapplikation des BBSR verwenden, wird die konkrete Registriernummer direkt über das System abgerufen. Alternativ können Sie die erforderlichen Daten (vgl. FAQ Frage 7) händisch in Ihr Benutzerkonto eingeben und dann manuell eine Registriernummer vergeben.

In der Regel ist es nicht möglich, eine Registriernummer, die Sie über Ihr Benutzerkonto abgerufen haben, manuell in die Berechnungssoftware oder die Druckapplikation des BBSR einzugeben. Rufen Sie die Registriernummer bitte nur dann manuell ab, wenn Sie weder eine Software noch die Druckapplikation des BBSR verwenden.

6. Ich habe mein Kennwort vergessen oder es funktioniert nicht mehr, was muss ich tun?

Gehen Sie bitte auf unsere Anmeldeseite, drücken Sie den Button „Kennwort vergessen“ und tragen Sie in das neue Fenster Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Anschließend bekommen Sie eine Verifizierungs-E-Mail an Ihre E‑Mail-Adresse, die Sie bitte bestätigen müssen. Sobald das geschehen ist, bekommen Sie umgehend eine weitere E‑Mail mit einem neuen Kennwort.

7. Welche Daten muss ich eingeben, bevor manuell eine Registriernummer vergeben werden kann?

Gemäß § 26c EnEV 2013 der neuen Energieeinsparverordnung sind zunächst folgende Daten für Energieausweise einzugeben:

  • die Ausweisart,
  • der Gebäudetyp,
  • die Postleitzahl,
  • die Angabe des Bundeslandes und
  • das Ausstellungsdatum.

Für Inspektionsberichte sind einzugeben:

  • die Ausweisart,
  • die Postleitzahl,
  • das Bundesland,
  • das Ausstellungsdatum und
  • die Nennleistung der jeweiligen Klimaanlage.

8. Wie kann ich ein Kontingent an Registriernummern kaufen?

Auf Ihrem Benutzerkonto bei der EnEV-Registrierstelle gibt es den Button "Kontingent erweitern". Hier können die Größe des Kontingents (zwischen 1 und 200) und die Zahlungsweise bestimmt werden.

9. Welche Zahlungssysteme werden angeboten?

Sie können Ihre Kontingente per PayPal, Kreditkarte (Master Card, Visa Card), Lastschriftverfahren oder Überweisung bezahlen.

Die Abrechnung auf Ihrer(m) Kreditkarte / Konto (bei Lastschrift) erfolgt über PayPal.

10. Welche Kosten entstehen für Aussteller von Energieausweisen und Inspektionsberichten für Klimaanlagen?

Pro Registriernummer wird eine Gebühr von 5,50 €/Stück erhoben.

Für die Einrichtung des Benutzerkontos bei der EnEV-Registrierstelle werden keine Gebühren erhoben.

11. Ich habe mein Kontingent bezahlt. Wie schnell erhalte ich die beantragten Registriernummern?

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald das Kontingent freigeschaltet und ein Bezug der Registriernummern möglich ist.

Da es sich um ein Internet-basiertes System handelt, wird das Kontingent an Registriernummern bereitgestellt, sobald der Online-Bestellvorgang einschließlich Zahlung fehlerfrei abgeschlossen ist. Bei Bezahlung per PayPal oder Kreditkarte geschieht das in der Regel in Echtzeit.

Bei Bezahlung per Überweisung erfolgt die Bereitstellung nach Eingang der Zahlung beim DIBt (in der Regel 5-6 Werktage).

Alternativ können Sie Ihren Kontingentstand jederzeit auf Ihrem EnEV-Benutzerkonto überprüfen. Sobald das Kontingent freigegeben wurde, erhöht sich oben links unter "Ihr Kontingent: __" die Anzahl der verfügbaren Registriernummern.

12. Ich habe noch keine E-Mail erhalten, dass mein Kontingent verfügbar ist. Wann kommt es?

Bitte stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungs-E-Mail über die Kontingenterweiterung nicht versehentlich in Ihrem Spamfilter gelandet ist.

In Ausnahmefällen kann es Schwierigkeiten mit dem E-Mail-Versand geben. Bitte loggen Sie sich in Ihrem EnEV-Benutzerkonto ein. Sobald das Kontingent freigegeben wurde, erhöht sich oben links unter "Ihr Kontingent: __" die Anzahl der verfügbaren Registriernummern.

Bitte kontrollieren Sie auf Ihrem Überweisungsbeleg BIC, IBAN, Betrag und das Kassenzeichen und mailen uns bitte ggf. eine Kopie Ihrer Überweisung zur Überprüfung zu enev-registrierstelle(at)dibt(.)de.

13. Kann ich bei Überweisungen für den Erwerb neuer Kontingente immer das gleiche Kassenzeichen verwenden?

Nein. Jedes Kassenzeichen kann nur einmalig verwendet werden, da die Zahlung ansonsten nicht zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Beträge, die nicht zugeordnet werden können, werden zurücküberwiesen.

14. Was passiert, wenn ich versehentlich ein falsches Kassenzeichen angegeben habe?

Es kann keine elektronische Zuordnung und damit keine Freischaltung des angeforderten Kontingents erfolgen. Sofern möglich, ordnen wir die Zahlung manuell zu und informieren Sie darüber. Beträge, die nicht zugeordnet werden können, werden zurücküberwiesen.

Sollte Ihnen auffallen, dass Sie ein falsches oder bereits vorher verwendetes Kassenzeichen benutzt haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail an enev-gb(at)dibt(.)de. Wir werden den Zahlungseingang dann beobachten und manuell zuordnen.

Die Freischaltung des Kontingents kann sich dadurch verzögern.

15. Ist das erhaltene Kontingent an Registriernummern zeitlich unbegrenzt gültig?

Erworbene Kontingente an Registriernummern sollten innerhalb von 12 Monaten abgerufen werden.

16. Gibt es eine Liste der registrierten Aussteller?

Das DIBt veröffentlicht keine Liste der registrierten Aussteller.

17. Wie kann ich fehlerhafte Datensätze nachträglich korrigieren oder Registriernummern ungültig setzen bzw. löschen?

Sobald eine Registriernummer vergeben wurde, kann der Datensatz nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Wenn Ihnen nachträglich Fehler auffallen, können Sie die fehlerhafte Registriernummer zusammen mit der Registriernummer des neuen, korrigierten Ausweises oder Berichts sowie einer kurzen Begründung an enev-registrierstelle(at)dibt(.)de melden. Die "falsche" Registriernummer wird von uns ungültig gesetzt und von der Benutzeroberfläche entfernt. Sollte die fehlerhafte Registriernummer in die Kontrolle gezogen worden sein, so ist für den neuen, korrekten Ausweis die XML-Kontrolldatei hochzuladen. Sie werden per E-Mail über das Ungültig setzen informiert.

Bitte teilen Sie der EnEV-Registrierstelle fehlerhafte Registriernummern zeitnah mit. Fehlerhafte Registriernummern können nur im laufenden Jahr ungültig gesetzt werden. Sofern die Registriernummer in die elektronische Stichprobenkontrolle (Stufe 1) gezogen wurde, ist dies sogar nur innerhalb von 3 Wochen möglich.

18. Wie funktioniert die Stichprobenkontrolle durch das DIBt (Stufe 1)?

Nach der aktuellen EnEV sind drei Kontrollstufen für Energieausweise und Inspektionsberichte für Klimaanlagen vorgesehen. Es wird jeweils ein signifikanter Prozentsatz an Energieausweisen bzw. Inspektionsberichten als Stichprobe gezogen.

Die Kontrolle der Stufe 1 für Energieausweise erfolgt rein elektronisch durch das DIBt. Dazu müssen Sie die geforderten Daten nach einem definierten XML‑Schema auf Ihr EnEV‑Benutzerkonto hochladen.

Die Kontrollen der Stufen 2 und 3 für Energieausweise und die Kontrollen für Inspektionsberichte für Klimaanlagen werden nicht vom DIBt, sondern von den Landesbehörden durchgeführt. Welche Unterlagen dafür einzureichen sind, erfahren Sie von der jeweils zuständigen Landesbehörde.

19. Wie erfolgt die Stichprobenziehung?

Die Strichprobenziehung für jede Kontrollstufe erfolgt automatisiert und per Zufall im Auftrag der Länder beim DIBt. Die Ziehung erfolgt über alle Ausweisarten und Bundesländer. Die Anzahl der Stichproben wird vom jeweiligen Bundesland festgelegt. Dabei steigt die Wahrscheinlichkeit gezogen zu werden proportional mit der Anzahl der registrierten Ausweise.

20. Welche Daten werden bei Energieausweisen kontrolliert?

Kontrolliert werden:

  • die Eingabe-Gebäudedaten, die zur Ausstellung des Ausweises verwendet wurden,
  • die im Ausweis angegebenen Ergebnisse sowie die Modernisierungsempfehlungen,
  • ggf. werden die Daten zudem mit den Gebäudedaten vor Ort verglichen.

Umfang und Intensität der Prüfung variieren je nach Kontrollstufe. Die jeweilige Prüftiefe ist in § 26d Abs. 4 EnEV 2013 festgelegt. Ein für die Stichprobe ausgewählter Ausweis durchläuft nicht zwingend alle Kontrollstufen.

21. Ich wurde aufgefordert eine XML Kontrolldatei an das DIBt zu übermitteln. In meiner Software gibt es jedoch keine Funktion zur Übermittlung der XML Kontrolldatei. Was kann ich tun?

Teilen Sie uns per E-Mail die zur Kontrolle ausgewählte Registriernummer und den Namen der verwendeten Software mit enev-registrierstelle(at)dibt(.)de. Grundsätzlich wurden den Herstellern alle notwendigen Informationen mitgeteilt, um die Datenübermittlung technisch zu realisieren. Sollte die automatische Übermittlung mit Ihrer Software (noch) nicht möglich sein, finden Sie auf der Seite EnEV-Registrierstelle > Stichprobenkontrolle verschiedene Muster zur manuellen Erstellung der Datei.

22. Wie kann ich die XML Kontrolldatei mit meiner Software hochladen?

Wenn Sie eine Software mit Datenübermittlungsfunktion verwenden, können Sie die XML-Kontroll-datei nach Aufforderung über Ihre Software an das DIBt übermitteln. Überprüfen Sie zunächst Ihre Benutzereinstellungen. Je nach Software-Einstellungen erfolgt das Hochladen generell, nach Aufforderung oder manuell. Sofern Ihre Software diese Datei generell für jeden Vorgang oder automatisch nach Aufforderung hochlädt, liegen uns die Daten umgehend vor. Wenn dies nicht der Fall ist, laden Sie die geforderte XML-Kontrolldatei einzeln manuell hoch.

23. Wo finde ich Muster für das manuelle Erstellen der XML-Kontrolldatei?

Die XML-Kontrolldatei muss nach einem festgelegten Schema erstellt werden. Muster für die verschiedenen Ausweisarten stehen unter EnEV-Registrierstelle > Stichprobenkontrolle zur Verfügung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass das DIBt aus Kapazitätsgründen keine individuelle Unterstützung bei der Erstellung der Datei leisten kann.

24. Wie lade ich die XML-Kontrolldatei manuell hoch?

Loggen Sie sich auf Ihr Benutzerkonto bei der EnEV-Registrierstelle ein. Klicken Sie links in der ersten Spalte auf den Button "XML". Wählen Sie über den Dialog die XML-Kontrolldatei auf Ihrem Computer aus und speichern Sie sie mit dem Häkchen.

25. Erfahre ich das Ergebnis der Kontrolle?

Nein. Bei der elektronischen Kontrolle handelt es sich um eine Validitätsprüfung, die jahresweise ausgewertet wird. Eine individuelle Information über das Ergebnis der Kontrolle ist nicht vorgesehen.

26. Entstehen Kosten, wenn ich kontrolliert werde?

Nein. Für die Kontrolle entstehen Ihnen keine Kosten.

27. Welche Datenschutzbestimmungen gelten für die eingegebenen Daten?

Hinsichtlich des Datenschutzes und insbesondere der personenbezogenen Daten gelten die Bestimmungen des § 26d und § 26e EnEV 2013 sowie die allgemeinen Bestimmungen des Datenschutzes. Zusätzlich sind die Datenschutzhinweise für die Anmeldung eines Benutzerkontos bei der EnEV-Registrierstelle zu beachten.

28. Wer kann inhaltliche Auskünfte zur EnEV 2013 geben (z.B. wann welcher Energieausweis – Energieverbrauchs- bzw. Energiebedarfsausweis – benötigt wird)?

Für Fragen rund um die EnEV hat das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) im Rahmen des Infoportals Energieeinsparung eine Service-Hotline eingerichtet. Diese erreichen Sie telefonisch unter (02 28) 9 94 01 22 44. Die Service-Hotline ist zu bestimmten Zeiten telefonisch erreichbar, in der Regel dienstags, donnerstags und freitags von 9.30 Uhr bis 11.00 Uhr und montags und mittwochs von 13.00 Uhr bis 14.30 Uhr. Das DIBt beantwortet nur Fragen, die sich auf den Umgang mit der Website und dem Benutzerkonto bei der EnEV-Registrierstelle sowie ggf. auf die elektronische Stichprobenkontrolle beziehen.

Grundsätzlich gelten die Bestimmungen der jeweils anzuwendenden EnEV.

29. Besteht bei Bauvorhaben, die aktuell abgeschlossen werden, generell die Pflicht zur Registrierung des Energieausweises, auch wenn dieser auf der Grundlage früherer Fassungen der EnEV erstellt wurde?

Für Bauanträge, die vor dem 30. April 2014 gestellt wurden, gelten die Übergangsfristen gemäß § 28 EnEV 2013.

Bei einem Bauvorhaben, das nach dem 30. April 2014 abgeschlossen wird und für das bei Bauantrag eine ältere Fassung der EnEV zugrunde lag, ist nach der Fertigstellung des Gebäudes der Energieausweis nach der älteren Fassung der EnEV zu erstellen. Es ist ggf. auch eine alte Formularfassung zu verwenden.

Im EnEV-Formular ist auf der ersten Seite die angewendete Fassung der EnEV anzugeben (§ 28 Abs. 3a EnEV 2013).

Energieausweise für Bauvorhaben, die auf der Grundlage einer älteren Fassung der EnEV erstellt wurden, erhalten keine Registriernummer.

30. Was geschieht, wenn ein Energieausweis oder ein Inspektionsbericht für eine Klimaanlage nach dem 1. Mai 2014 fälschlicherweise ohne Registriernummer ausgestellt wird?

Der Aussteller begeht in diesem Fall eine Ordnungswidrigkeit (vgl. § 27 Abs. 3 Nr. 1 EnEV 2013), die von den zuständigen Landesbehörden verfolgt werden kann.

31. Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Daten und Unterlagen, die zur Ausstellung eines Energieausweises oder Inspektionsberichts herangezogen wurden?

Kopien der ausgestellten Energieausweise und Inspektionsberichte sowie die zu deren Ausstellung verwendete Daten und Unterlagen sind 2 Jahre aufzubewahren (vgl. § 26d Abs. 5 und § 26d Absatz 8 i. V. m. Absatz 5 EnEV 2013).

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass das DIBt die vorbezeichneten Kopien, Unterlagen und Daten im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Stichprobenkontrolle gemäß § 26d Absatz 6 EnEV mittels Verwaltungsakt fordern und den Mitteln der Zwangsvollstreckung durchsetzen kann.

32. Was ist bei der Dokumentenablage zu beachten?

Die Kontrollbehörden werden sich auf die Registriernummer beziehen. In Ihrem eigenen Interesse empfehlen wir deshalb, die Ablage so zu gestalten, dass Sie (auch) über die Registriernummer auf die Dokumente zugreifen können.

33. Ist bei Inspektionsberichten eine Registriernummer je Klimaanlage oder je Gebäude zu verwenden?

Grundsätzlich knüpft sich die Inspektionspflicht an die Klimaanlage und nicht an das Gebäude. Unter welchen Voraussetzungen es sich um eine oder um mehrere Anlagen handelt, können Sie den Auslegungsfragen zur Energieeinsparverordnung – zu §§ 12 und 15 EnEV (2013), Frage XXIII – 1 (07.08.2017) entnehmen. Befinden sich in einem Gebäude mehrere separate Klimaanlagen, so handelt es sich formal um mehrere Inspektionsvorgänge (und somit auch Berichte). Für jeden Bericht ist eine separate Registriernummer zu vergeben.

34. Welche Browser werden unterstützt?

Das Benutzerkonto der EnEV‑Registrierstelle wurde mit aktuellen Versionen der Browser Mozilla Firefox, Google Chrome sowie Internet Explorer (10/11) erfolgreich getestet. Für ältere Browser­versionen wurden keine Tests durchgeführt, doch in den meisten Fällen dürfte auch die Verwendung dieser Browser ohne größere Einschränkungen möglich sein.

35. Muss der Browser speziell konfiguriert sein?

Die Standardeinstellungen sind im Allgemeinen ausreichend.

Es muss gewährleistet sein, dass neue Seitenversionen/-inhalte immer aktuell vom Server bezogen werden. (Beim Internet Explorer können Sie dies z. B. wie folgt einstellen: Internetoptionen > Allgemein > Einstellungen > Neuere Versionen der gespeicherten Seiten suchen > Automatisch bzw. Immer.)

Außerdem muss JavaScript zwingend eingeschaltet bzw. erlaubt sein.

36. Wo erhalte ich Hilfe bei Fragen zur Registrierung?

Bitte wenden Sie sich an unsere Service-Hotline an Werktagen von Mo bis Fr von 09:00 bis 17:00 Uhr +49 (30) 90 26 999 oder schreiben eine E-Mail an enev-registrierstelle(at)dibt(.)de.